The City of Galt hereby gives public notice of its policy to assure full compliance with Title VI of the Civil Rights Act of 1964. The City of Galt is committed to ensuring that no person is excluded from participation in, or denied the benefits of its services on the basis of race, color, or national origin (including Limited English Proficiency) as protected by Title VI of the Civil Rights Act of 1964, and 49 Code of Federal Regulations Section 5332.

Filing complaints

Any person who believes that they, individually or as a member of any specific class of individuals, have been discriminated against on the basis of race, color, or national origin (including Limited English Proficiency) may file a complaint with the City’s Title VI Coordinator.

Complaints must:

1.  Be in writing, and signed by the complainant or their representative. If assistance is needed, the complainant may call the Title VI Coordinator at (209)366-7112. The Title VI Coordinator will interview the complainant, transcribe their allegations and provide the written complaint to the complainant for their or their representative’s signature. 
   
   
2.  Present a detailed description of the issues, including:
   1) the date(s) of the alleged discrimination; and 2) the name(s) and job title(s) of the persons responsible for the alleged discrimination, if known.
     
3. Be filed within one hundred eighty (180) days after the date of the alleged discriminatory incident.

The City’s optional Title VI Complaint forms, in English and Spanish, are available at all public access locations and on the City website https://www.cityofgalt.org/Title6.  Complaints may be mailed, emailed, or submitted in person to:

City of Galt
Title VI Coordinator 
380 Civic Drive
Galt, CA 95632
tcobey@cityofgalt.org

No person who files a complaint, nor any person who cooperates in the investigation of the complaint, shall be subjected to retaliation, and the City shall take reasonable steps to protect such persons from retaliatory actions.

Every effort will be made to obtain early resolution of complaints. Prior to filing a complaint and at any time during an investigation, the complainant may contact the Title VI Coordinator at (209)366-7112 to attempt to informally resolve the matter.

Complaints may also be filed with:

• The U.S. Department of Transportation Federal Highway Administration - Office of Civil Rights. For more information, contact (202) 366-0693 or visit https://www.fhwa.dot.gov/civilrights/programs/title_vi/.
• The California Department of Transportation Discrimination Complaint Investigation Unit. For more information, contact (916) 324-8379 or visit https://dot.ca.gov/programs/business-and-economic-opportunity/title-vi.

Investigation of Complaints

1. The Title VI Coordinator will assign a number to each complaint and each will be included in the City’s Title VI Complaint Log.
   
   
2. Within five (5) days of receiving the complaint, the Title VI Coordinator will send the complainant a written acknowledgement of receipt.
    
3. Within fourteen (14) days of receiving the complaint, the Title VI Coordinator will determine whether the complaint concerns matters under the City’s jurisdiction, is timely filed, and contains sufficient information. If timeliness or jurisdiction is unclear, or the complaint is insufficient, the Title VI Coordinator will contact the complainant and/or respondents to acquire additional information.
   
   
4. Timely sufficient complaints concerning matters under the City’s jurisdiction will be investigated by the Title VI Coordinator. Investigations may include interviewing the complainant, City employees, and/or witnesses and obtaining records and other evidence. At the conclusion of the investigation, the Title VI Coordinator will prepare an investigation report.
   
   
5. Within ninety (90) days of receiving the complaint, the Title VI Coordinator will issue to the complainant:
   
   
   
• A Dismissal Letter stating that the complaint was procedurally dismissed as untimely, outside the City’s jurisdiction, and/or insufficient;
  
  
• A Closure Letter summarizing the allegations and investigation findings, and stating that, based upon the investigation, a Title VI violation did not occur, and the complaint will be closed; or
  
  
• A Letter of Finding summarizing the allegations and investigation findings and informing the complainant of any corrective action(s) the City will take.If more time is required, the Title VI Coordinator shall notify the Complainant of the estimated time-frame for completing the investigation and issuing a determination.
  
  

If more time is required, the Title VI Coordinator shall notify the Complainant of the estimated time-frame for completing the investigation and issuing a determination.


6. If a complaint is found to have merit, the Title VI Coordinator will work with relevant City staff to ensure corrective action(s) is/are taken.
   
   
7. If the complainant is unsatisfied with the Title VI Coordinator’s determination, they may file an appeal with the City Manager or their designee. The appeal must be in writing and filed with the City Clerk’s Office within fifteen (15) days of the date of the determination. The appeal must include the complaint number, complainant’s name, address and contact information, the date of the determination being appealed, the grounds for the appeal, and any written materials the complainant wants the City Manager or their designee to consider. An appeal hearing will be scheduled within ninety (90) days of the City Clerk’s receipt of a written appeal. Written notice of the time and date of the appeal hearing will be mailed to the complainant at least ten (10) days prior to the hearing at the address provided on the written appeal. After holding an appeal hearing, the City Manager or their designee may reverse, affirm or modify in any respect the determination being appealed. The City Manager, or their designee’s, decision is administratively final and not subject to further administrative review.

Por la presente, la ciudad de Galt notifica públicamente su política para asegurar el pleno cumplimiento del Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964. La ciudad de Galt se compromete a garantizar que ninguna persona sea excluida de la participación o se le nieguen los beneficios de sus servicios en base a raza, color u origen nacional (incluido el dominio limitado del inglés) según lo protegido por el Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964 y la Sección 5332 del Código de Regulaciones Federales 49.

Presentación de quejas

Cualquier persona que crea que, individualmente o como miembro de una clase específica de personas, ha sido discriminada por motivos de raza, color u origen nacional (incluido el dominio limitado del inglés) puede presentar una queja ante el Coordinador del Título VI de la ciudad.

Las quejas deben:

1. Estar por escrito y firmado por el denunciante o su representante. Si necesita ayuda, el denunciante puede llamar al Coordinador del Título VI al (209)366-7112. El Coordinador del Título VI entrevistará al denunciante, transcribirá sus alegatos y proporcionará la denuncia por escrito al denunciante para que la firme o la de su representante.
   
   
2. Presentar una descripción detallada de los problemas, incluyendo: (1) la (s) fecha (s) de la presunta discriminación; y (2) el (los) nombre (s) y cargo (s) de las personas responsables de la supuesta discriminación, si se conocen.
   
   
3. Presentarse dentro de los ciento ochenta (180) días posteriores a la fecha del presunto incidente discriminatorio.

Los formularios opcionales de quejas del Título VI de la ciudad, en inglés y español, están disponibles en todos los lugares de acceso público y en el sitio web de la ciudad https://www.cityofgalt.org/Title6. Las quejas se pueden enviar por correo, correo electrónico o en persona a:

City of Galt
Title VI Coordinator
380 Civic Drive
Galt, CA 95632
tcobey@cityofgalt.org

Ninguna persona que presente una queja, ni ninguna persona que coopere en la investigación de la queja, será sujeta a represalias, y la Ciudad tomará medidas razonables para proteger a dichas personas de las acciones de represalia.

Se hará todo lo posible para obtener una resolución temprana de las quejas. Antes de presentar una queja y en cualquier momento durante una investigación, el demandante puede comunicarse con el Coordinador del Título VI al (209)366-7112 para intentar resolver el asunto de manera informal.

Las quejas también se pueden presentar ante:

• La Administración Federal de Carreteras del Departamento de Transporte de EE. UU. - Oficina de Derechos Civiles. Para obtener más información, comuníquese con (202) 366-0693 o visite https://www.fhwa.dot.gov/civilrights/programs/title_vi/.
• La Unidad de Investigación de Quejas por Discriminación del Departamento de Transporte de California. Para obtener más información, comuníquese con (916)324-8379 o visite https://dot.ca.gov/programs/business-and-economic-opportunity/title-vi.

Investigación de quejas:

1. El Coordinador del Título VI asignará un número a cada queja y cada una se incluirá en el Registro de quejas del Título VI de la Ciudad.
2. Dentro de los cinco (5) días posteriores a la recepción de la queja, el Coordinador del Título VI enviará al demandante un acuse de recibo por escrito.
3. Dentro de los catorce (14) días posteriores a la recepción de la queja, el Coordinador del Título VI determinará si la queja se refiere a asuntos bajo la jurisdicción de la Ciudad, se presenta a tiempo y contiene información suficiente. Si la oportunidad o la jurisdicción no están claras, o la queja es insuficiente, el Coordinador del Título VI se comunicará con el demandante y/o los encuestados para obtener información adicional.
4. El Coordinador del Título VI investigará las quejas oportunamente relacionadas con asuntos bajo la jurisdicción de la Ciudad. Las investigaciones pueden incluir entrevistar al denunciante, empleados de la Ciudad y/o testigos y obtener registros y otras pruebas. Al concluir la investigación, el Coordinador del Título VI preparará un informe de investigación.
5. Dentro de los noventa (90) días posteriores a la recepción de la queja, el Coordinador del Título VI emitirá al demandante:
   
   a. Una carta de despido que indica que la queja fue desestimada procesalmente por ser inoportuna, fuera de la jurisdicción de la ciudad y/o insuficiente; o
   
   b. Una carta de cierre que resuma las acusaciones y los hallazgos de la investigación, y que indique que, según la investigación, no ocurrió una violación del Título VI y que la queja se cerrará; o
   
   c. Una Carta de Conclusión que resuma las acusaciones y las conclusiones de la investigación e informe al denunciante de cualquier acción correctiva que tomará la Ciudad.
   
   Si se requiere más tiempo, el Coordinador del Título VI notificará al Denunciante el plazo estimado para completar la investigación y emitir una determinación.
   
   
6. Si se determina que una queja tiene mérito, el Coordinador del Título VI trabajará con el personal pertinente de la Ciudad para garantizar que se tomen las medidas correctivas.
   
   
7. Si el demandante no está satisfecho con la determinación del Coordinador del Título VI, puede presentar una apelación ante el Administrador de la Ciudad o su designado. La apelación debe realizarse por escrito y presentarse en la Oficina del Secretario de la Ciudad dentro de los quince (15) días posteriores a la fecha de la determinación. La apelación debe incluir el número de la queja, el nombre del demandante, la dirección y la información de contacto, la fecha de la determinación que se apela, los motivos de la apelación y cualquier material escrito que el demandante quiera que el Administrador de la Ciudad o su designado considere. Se programará una audiencia de apelación dentro de los noventa (90) días posteriores a la recepción de la apelación por escrito por parte del Secretario de la Ciudad. Se enviará por correo al demandante un aviso por escrito de la hora y fecha de la audiencia de apelación al menos diez (10) días antes de la audiencia a la dirección proporcionada en la apelación por escrito. Después de celebrar una audiencia de apelación, el administrador de la ciudad o su designado puede revertir, afirmar o modificar en cualquier aspecto la determinación que se apela. La decisión del Administrador de la Ciudad, o su designado, es administrativamente definitiva y no está sujeta a una revisión administrativa adicional.